Eddie Ekberg om hur en tvärvändning räddade eventen

Eddie ställde om till digitala event

Eddie Ekberg är chefredaktör för Fastighetssverige, Nordic Property News och Lokalnytt.

Fastighetssverige är en bred mediekanal för alla inom samhällsbyggnadssektorn, vi har bland annat ett nyhetsbrev med cirka 50 000 mottagare måndag-lördag. Nordic Property News är den enda sajten och det enda nyhetsbrevet med nyheter på engelska om den nordiska fastighetsmarknaden. Lokalnytt.se är den kommersiella marknadens motsvarighet till Hemnet. Där marknadsför fastighetsägare sina vakanser.

Hur många event har ni per år? Vilken typ av event?

Vi genomför omkring 15 event per år, samtliga rena branschevent med fokus på samhällsbyggnadssektorn.

Ni valde att hålla två event i vår när andra ställde in. Varför?

Vårt beslut att ändå genomföra dagarna drevs av deltagarnas önskemål.

Allt gick så oerhört fort med corona-krisen. Från en vecka till nästa förändrades hela spelplanen och plötsligt fick max 50 personer mötas. Vi funderade så klart på att ställa in båda dessa mötesplatser i Göteborg och Jönköping – men när vi kollade med dem som anmält sig och med olika talare var det många som ändå ville att vi skulle genomföra dagarna. De allra flesta hade bokat in sig långt före corona-krisen och när restriktionerna kom kände nog många en stor besvikelse över att de inte skulle bli av. Då önskade flera att man åtminstone skulle kunna följa dagarna digitalt.

Vi fick testa att jobba effektivt digitalt och kunde erbjuda våra deltagare ett säkert event.

Hur genomförde ni dem och hur gick det?

Vi bestämde oss tidigt för att det bästa sättet att följa dagen på var genom livestream. Därutöver kunde talare delta på länk från sina hem eller var de nu befann sig. Det var så klart en rätt stor teknisk apparat som också medförde stora extra kostnader för oss i teknik och personal. Genom dessa insatser kunde såväl deltagare som talare medverka på distans och många tog den chansen. Det var inte så många på plats i lokalen men några valde ändå att närvara. Hotellen och vi följde noga alla rekommendationer om hygien, avstånd etc.

Var det värt det?

Ja! Det var absolut värt kostnaden. För oss var det ett test på hur man kan jobba effektivt digitalt när omvärlden inte ser ut som den brukar, och dessutom en möjlighet att erbjuda våra deltagare ett säkert sätt att följa dagen på. Hälsan är alltid viktigast.

Ersätta våra fysiska mötesplatser med virtuella? Inte en chans!

Kommer ni att gå över till virtuella mötesplatser och event i framtiden?

Vi kommer inte att ersätta våra fysiska mötesplatser med virtuella, inte en chans!  Det är fortfarande det fysiska mötet som skapar den dynamik som leder till affärsmöjligheter. Vi tror att det efter coron-krisen kommer att finnas ett stort uppdämt behov av att träffa gamla och nya branschkollegor. Däremot fortsätter vi med vissa digitala inslag, som Mentimeter, även framgent. Och vi för en ständig diskussion om vi ska digitalisera vissa delar av våra event, men då ska det vara drivet av affärs- och kundnytta.

 

Vad har ni på gång i eventväg?

Eftersom vi flyttade fram flera av vårens event till i höst blir oktober och november extremt intensiva med event varje vecka – totalt sju event på åtta veckor. Så det är bara att spänna fast sig och åka med!


Prenumerera på Yrke: Moderators nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev Moderatorn har ordet för våra och andras erfarenheter och tips och råd, både för moderatorer och arrangörer.

Vi använder information som du skickar här för att skicka ut nyhetsbrevet Moderatorn har ordet. Bocka för rutan nedan för att godkänna och klicka sedan på 'Subscribe to list' för att börja prenumerera.

Du kan när som helst välja att avprenumerera genom att klicka 'Avregistrera' i slutet på ett mail eller genom att maila info@yrkemoderator.se. Genom att klicka nedan så accepterar du dessa villkor.

Vi använder Mailchimp som vår marknadsföringsplattform. Genom att klicka nedan för att prenumerera, bekräftar du att din information kommer att överföras till Mailchimp för behandling. Läs mer om Mailchimps sekretesspraxis här.


10 tips för den virtuella moderatorn

Det går att genomföra fantastiska virtuella event! Men du behöver ta nya grepp om dina byggstenar:

√ Förväntningarna
√ Dynamiken
√ Tekniken

Här har vi samlat de bästa tipsen.

Syfte och mål blir ännu viktigare. Se till att uppdragsgivaren och eventuella centrala intressenter är helt överens om syftet. Vad ska deltagarna tycka, tänka, hoppas, känna och göra efter evenemanget? Utifrån det skapar vi själva evenemanget. Försäkra er även om att syftet känns riktigt angeläget för deltagarna. Det är svårt att nå ut och bibehålla engagemang om det som diskuteras inte är riktigt intressant och viktigt för deltagarna.

Skapa en fungerande dramaturgi som utgår från deltagarnas upplevelse av helheten. Börja med något som har hög intensitet (ca sju till åtta på en tiogradig skala). Även inledningen måste göras intressant, därför bör vi fokusera första delen av evenemanget kring Varför. Varför är det så viktigt att vi ses? Varför är situationen vi befinner oss i så angelägen? Avsluta med dagens högsta intensitet, gärna tio på en tiogradig skala.

Variera med olika typer av inslag; förfilmade, live, interaktiva. Minska andelen ren presentation, flytta delar till intervjuformatet.

Öka andelen interaktion, gärna på en second screen (mobilen) med verktyg som är riktigt bra på interaktion Svar, eventuella frågor, ordmoln och vad vi nu vill göra kan lyftas in i bildproduktionen under kontrollerade former.

Korta ner evenemanget. Efter några timmar framför skärmen är deltagarna mycket trötta, även om det är ett bra evenemang. Lägg också in pauser.

En teknisk produktion krävs för bra digitala evenemang. Man behöver ett antal olika kameror/kameramän så att en bildproducent kan klippa mellan helbild, närbild och olika vinklar samt fälla in interaktion, appsvar med mera. Kolla att tekniken får plats.

Ljud och ljus behöver vara bra, väl dimensionerat och förberett. Som deltagare tappar man omedelbart fokus om man ”bara ska byta headset med varandra” eller om en presentation inte kommer upp i rätt tid.

Streaming har en fördröjning på cirka 30 sekunder – man behöver jobba med buffertar emellan streamade inlägg och annat innehåll.

Visar man inslag från andra sajter än studion (via Skype eller annan plattform) behöver man vara noga med uppkoppling, miljö, ljus och ljud.

Verktyg för interaktivitet
Mentimeter – https://www.mentimeter.com/
Mötesappen – https://interaktivamoten.se/motesapp/
Tecviz – https://www.ungap.com/

Prenumerera på Yrke: Moderators nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev Moderatorn har ordet för våra och andras erfarenheter och tips och råd, både för moderatorer och arrangörer.

Vi använder information som du skickar här för att skicka ut nyhetsbrevet Moderatorn har ordet. Bocka för rutan nedan för att godkänna och klicka sedan på 'Subscribe to list' för att börja prenumerera.

Du kan när som helst välja att avprenumerera genom att klicka 'Avregistrera' i slutet på ett mail eller genom att maila info@yrkemoderator.se. Genom att klicka nedan så accepterar du dessa villkor.

Vi använder Mailchimp som vår marknadsföringsplattform. Genom att klicka nedan för att prenumerera, bekräftar du att din information kommer att överföras till Mailchimp för behandling. Läs mer om Mailchimps sekretesspraxis här.


Yrkesknepen från digitalproffsen

I dagens inlägg pratar vi med Anders Hansson och Tommy Brotte som delar med sig av sina bästa digitala yrkesknep.


Anders Hansson är säljare på Creative Technology, som vuxit till ett av Europas största AV-teknikföretag. CT erbjuder avancerade tekniklösningar för företagsevent, underhållningsevenemang och sportarrangemang över hela världen.

 

Vilka konferenser passar bäst resp. sämst att göra om till digitalt?
Det finns möten då man absolut vill träffas live – de passar förstås sämst som digitala möten. Kunder som provat på digitala möten är väldigt nöjda med resultatet och använder sig mer och mer av den digitala lösningen. Att mötas digitalt spar pengar och tid för de anställda som slipper resor och övernattningar, och det är dessutom ett klimatsmart alternativ.

Att mötas digitalt spar pengar och tid för de anställda som slipper resor och övernattningar, och det är dessutom ett klimatsmart alternativ

Dina tre viktigaste tips för en lyckad virtuell konferens.
Planering, planering, och planering!

  1. Planera innehåll och upplägg, ett engagerande innehåll med anpassad information är viktigt. Det som vi ser fungerar bäst är när moderatorn, kunden och vi jobbar tillsammans för att bygga upp mötet. Innehåll, vad ska visas, hur ska det visas, vilken teknik behövs, ska andra platser ha möjlighet att sända eller närvara med bild är också saker som bör diskuteras. Sändningen ska vara professionell och när den väl är igång ska alla veta exakt vad som ska göras och när, då blir det som bäst.
  2. Planera för en professionell ”studio”. För att göra en bra produktion behöver det finnas plats för tekniken, för moderator, talare samt panel. Jag avråder från att ha publik i rummet. Då blir det lätt så att talarna vänder sig till publiken i rummet, i stället för till kameran, det vill säga alla som tittar på sändningen.
  3. Planera för interaktivitet. Det är en viktig del i ett streamat möte där moderatorn kan aktivera deltagarna och få in frågor och kommentarer.

Största skillnaden för moderatorn?
Moderatorn behöver ha erfarenhet av att uttrycka sig framför en kamera och kunna engagera tittarna. För att det ska lyckas behöver moderatorn arbeta nära kunden och oss i planeringsstadiet.


Tommy Brotte driver Interaktiva Möten. Affärsidén är att vara en ”one stop shop” för att skapa engagemang och lyckad interaktivitet på möten och konferenser.

 

Vilka konferenser passar bäst resp. sämst att göra om till digitalt?
De flesta konferenser går bra att göra om till digitala. Det handlar mer om i vilken utsträckning arrangören är beredd att tänka om kring formaten och anpassa dessa för det digitala mediet. Så de som passar bäst är de konferenser där man har en arrangör som är beredd att ta konsekvenserna av att ställa om. De som passar sämst är de där man är fast i ett format som till mycket stor del bygger på envägs föreläsande och presenterande.

Man kan underlätta för sig som moderator genom att ta in en sidekick eller interaktiv redaktör som sköter interaktionen med deltagarna

Dina tre viktigaste tips för en lyckad virtuell konferens.

  1. Korta hela konferensen i tid och kondensera presentationer så att de blir riktigt kärnfulla. Tänk TED Talks.
  2. Blanda olika format. Till exempel presentation, intervju/samtal, film och olika typer av interaktion. Det gäller att behålla deltagarnas intresse och engagemang hela tiden, då krävs variation.
  3. Öka mängden interaktion, gärna via avsedda verktyg i mobilen som en andra skärm (mötesappar, Mentimeter etc)

Största skillnaden för moderatorn?

För en större digital konferens bör man ha en produktion med minst tre olika kameror. Att som moderator ”hitta” dessa kameror, hjälpa deltagarna att gå igenom rutan och samtidigt hålla ett högre tempo än vanligt är inte lätt. Ofta blir dessa produktioner bäst om man har viss vana av att moderera TV-program. Man kan underlätta för sig som moderator genom att ta in en sidekick eller interaktiv redaktör som sköter interaktionen med deltagarna. Se även till att göra en riktig generalrepetition.


Prenumerera på Yrke: Moderators nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev Moderatorn har ordet för våra och andras erfarenheter och tips och råd, både för moderatorer och arrangörer.

Vi använder information som du skickar här för att skicka ut nyhetsbrevet Moderatorn har ordet. Bocka för rutan nedan för att godkänna och klicka sedan på 'Subscribe to list' för att börja prenumerera.

Du kan när som helst välja att avprenumerera genom att klicka 'Avregistrera' i slutet på ett mail eller genom att maila info@yrkemoderator.se. Genom att klicka nedan så accepterar du dessa villkor.

Vi använder Mailchimp som vår marknadsföringsplattform. Genom att klicka nedan för att prenumerera, bekräftar du att din information kommer att överföras till Mailchimp för behandling. Läs mer om Mailchimps sekretesspraxis här.